Secretaris

Communicatieschakel tussen het bestuur en de leden

Algemeen

De clubsecretaris zorgt voor de communicatie tussen het bestuur en de leden. Daarom is een uitstekende relatie tussen de secretaris, de voorzitter en de penningmeester van kapitaal belang. Een goed functionerende secretaris vergemakkelijkt zeker hun werk.

Daarnaast vormt de secretaris een belangrijke schakel tussen de club en het district, het multiple district, Lions International. Deze structuren kunnen maar optimaal functioneren als clubsecretarissen hun taak stipt en correct vervullen.

Taken

Je stelt samen met de voorzitter de activiteitenkalender van de club op en houdt deze up-to-date.
In samenspraak met de clubvoorzitter bereid je de agenda van de werkvergadering voor.
Je staat in voor de verslaggeving van alle activiteiten van de club (bestuurs- en werkvergaderingen, …).
Je volgt de aanwezigheden op.
Je beheert de clubfiche in LionBase: wijziging van weekdag, datum of locatie van werkvergadering, dinner.
Je beheert de ledengegevens in LionsBase.
Je rapporteert over de sociale projecten in LionsBase.
Je beheert de archieven en zorgt voor een overzichtelijk dossier van elk Lions-jaar met
- de notulen van alle vergaderingen
- de samenstelling van de commissies
- de aanwezigheidslijst
- de resultaten van de verkiezingen

LionsBase

Voor het beheer van je club- en ledengegevens gebruik je LionsBase. Net zoals de clubvoorzitter en de ICT-verantwoordelijke heb je de nodige rechten om wijzigingen aan te brengen. Alle gegevens in LionsBase worden automatisch gedeeld met het systeem in Oak Brook. Daarom is het belangrijk dat alle gegevens altijd correct zijn.

Hoe meld je aan in LionsBase?

Ga naar Google Play of Apple App Store en download de LionsBase-app.
Installeer de app
Geef je e-mailadres in.
Duid aan dat je je paswoord bent vergeten.
Je ontvangt een e-mail om een nieuw paswoord aan te maken.
Je hebt nu toegang tot de LionsBase-app.

Als clubsecretaris heb je daarmee ook toegang tot de LionsBase-backend (https://lionsbase.lions.be) waar je alle gegevens van je club beheert.

GDPR

Hou rekening met de vereisten van de Global Data Protection Regulation (GDPR). Dit is een Europese wet die de privacy en bescherming van persoonsgegevens regelt. Het doel is om burgers meer controle te geven over hun gegevens en om organisaties verantwoordelijk te maken over het gebruik ervan.

Welke maatregelen moet je nemen om te voldoen aan de GDPR?

Ga altijd voorzichtig om met persoonsgegevens en beeldmateriaal. Neem hiervoor de volgende maatregelen:

Bepaal wat je met persoonsgegevens doet, hoe je ze bewaart en waarvoor je ze gebruikt.
Vraag expliciete toestemming voor het verzamelen van gegevens en bewaar deze toestemming als bewijs. Bv. voor het gebruik van foto’s of e-mailadressen
Bied bij een e-mailing altijd de mogelijkheid om uit te schrijven.
Beveilig systemen en fysieke documenten om onbevoegde toegang te voorkomen.
Gebruik een sterk wachtwoord.
Beperk de toegang tot gegevens tot alleen diegenen die het echt nodig hebben.
Zorg voor een procedure om datalekken snel te identificeren, te melden en op te lossen. Een datalek moet binnen 72 uur worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stel een helder en toegankelijk privacybeleid op waarin staat:
- welke gegevens worden verzameld.
- waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt.
- hoe lang gegevens worden bewaard.
- welke rechten de personen hebben met betrekking tot hun gegevens, bv. inzagerecht.